Ben jij degene die het werkleven van onze Directie op rolletjes laat lopen? Wij hebben dan de uitdaging voor jou gevonden!
Met jouw relevante werkervaring heb jij natuurlijk al een aardig idee hoe jij deze functie zal moeten invullen, maar we nemen we je toch graag even mee in de werkzaamheden die bij deze functie horen. Jij bent samen met de Senior Management Assistant verantwoordelijk voor een adequate, proactieve, organisatorische en inhoudelijke ondersteuning van de Directie van TABS Holland. Je draagt als spin in het web zorg voor sterk uiteenlopende werkzaamheden binnen een groot en dynamisch bedrijf en behandelt correspondentie en stukken met een vertrouwelijk karakter.
De Directie van TABS Holland bestaat uit de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur. TABS Holland is leverancier van hout en bouwmaterialen op de Nederlandse markt van nieuwbouw, renovatie en onderhoud. TABS Holland is de holding van 15 bedrijven. Dit zijn handelsbedrijven, groothandels en moderne houtbewerkingsbedrijven.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Na je eerste kop koffie of thee gaat je dag écht van start. Je opent de mailboxen en selecteert wat prioriteit heeft, handelt zaken zelfstandig af en legt stukken voor bij de Directie ter afhandeling/ondertekening. Ondertussen bewaak je de agenda’s en onderneem je (indien nodig) actie. Vervolgens zou bijvoorbeeld de maandelijkse vergadering van het managementteam kunnen starten die jij hebt georganiseerd en voorbereid en ben je als notulist bij deze vergadering aanwezig. Na de vergadering maak je direct de notulen en deel je deze met de aanwezigen.
De algehele coördinatie van het personeelsblad TABS Nieuws vormt een rode draad binnen je werkzaamheden als Management Assistent. Het blad verschijnt ieder kwartaal en jij zorgt er telkens voor dat het blad voldoet aan de doelstellingen, waarvan de belangrijkste het verbinden van de TABS Holland-bedrijven en -afdelingen is. Je wordt hierbij geholpen door een aantal TABS-medewerkers, waaronder de Senior Management Assistent.
Daarnaast pak je de volgende werkzaamheden op:
- Je beantwoordt de telefoon, ontvangt bezoekers en begeleidt hen;
- Je handelt, zoveel mogelijk zelfstandig, allerlei zaken met in- en externe contacten af;
- Je zorgt voor een goed verloop van de interne en externe communicatie, door het vastleggen en doorgeven van informatie en afspraken;
- Je organiseert diverse kleine en grotere bijeenkomsten.